Dernière mise à jour : 30 septembre 2026
1. Objet
Cette politique décrit les données personnelles traitées dans le cadre de MySecretariat : le site public mysecretariat.pro, la plateforme MySecretariat et le service Identity Check MySecretariat, y compris son application mobile.
MySecretariat s'adresse aux professionnels. Les personnes dont les données sont traitées sont principalement les utilisateurs de ces professionnels et les personnes figurant dans leurs dossiers (par exemple dirigeants, bénéficiaires effectifs ou personnes de contact d'une société).
2. Exploitant
MySecretariat est exploité sous le nom commercial TARIKI company — siège d'exploitation : Jachtlaan 135, 1040 Brussel, België — BCE 0866.816.645.
Contact pour toute question relative aux données personnelles : [email protected].
3. Qui traite vos données
Le rôle de MySecretariat dépend du service utilisé et du contexte dans lequel vos données sont traitées.
Pour le site public, la gestion des comptes et la relation avec les utilisateurs professionnels, l'exploitant de MySecretariat traite les données nécessaires au fonctionnement et à la fourniture de ses propres services.
Lorsque vos données sont traitées dans le cadre du dossier d'un professionnel utilisant MySecretariat — par exemple pour la gestion d'un dossier, la collecte de documents ou une demande de vérification d'identité — ce professionnel détermine les finalités pour lesquelles ces données sont utilisées et MySecretariat fournit les moyens techniques nécessaires à leur traitement.
Si vous souhaitez exercer un droit concernant des données figurant dans le dossier d'un professionnel, vous pouvez vous adresser directement à ce professionnel. Vous pouvez également nous contacter à [email protected] afin que votre demande puisse être orientée vers l'interlocuteur concerné.
4. Site public mysecretariat.pro
Le site mysecretariat.pro est un site d'information. Il ne comporte actuellement aucun formulaire, n'utilise pas de cookies publicitaires et n'intègre aucun outil de mesure d'audience ni aucun traceur tiers.
Comme tout service accessible sur Internet, l'infrastructure technique nécessaire au fonctionnement et à la sécurité du site peut traiter des données techniques telles que l'adresse IP, la date et l'heure de la requête, la ressource demandée et des informations relatives au navigateur ou au terminal utilisé.
Lorsque vous nous contactez par e-mail, les informations que vous nous transmettez sont utilisées pour traiter votre demande et assurer le suivi des échanges.
5. Plateforme MySecretariat
L'accès à la plateforme MySecretariat est réservé aux professionnels et organisations autorisés.
L'ouverture et le maintien d'un accès peuvent être soumis à des vérifications préalables adaptées à l'activité exercée et au pays concerné. Selon le cas, MySecretariat peut notamment vérifier l'identité du professionnel ou de l'organisation, son existence légale, son inscription auprès des registres compétents ainsi que les agréments, autorisations ou qualités professionnelles nécessaires à l'exercice de son activité.
Ces vérifications ont notamment pour objectif de s'assurer que l'accès aux services professionnels de MySecretariat est accordé à une personne ou une organisation pouvant légitimement les utiliser.
Dans le cadre de la fourniture de la plateforme, MySecretariat peut traiter :
- les données relatives aux utilisateurs professionnels : identité, coordonnées professionnelles, organisation ou activité représentée, informations nécessaires à la vérification de l'accès, données de connexion et de sécurité, ainsi que l'historique des actions effectuées ;
- les données des dossiers gérés par les professionnels autorisés : entreprises, personnes concernées, documents et pièces justificatives, demandes, contrôles, résultats, décisions et éléments nécessaires au suivi du dossier ;
- les données nécessaires aux vérifications professionnelles : informations permettant, selon l'activité et le pays concernés, de vérifier une inscription, un agrément, une autorisation, une qualité professionnelle ou toute autre condition pertinente pour l'accès au service ;
- les informations provenant de sources officielles ou publiques identifiées : notamment des registres d'entreprises, registres professionnels ou autres sources officielles pertinentes, susceptibles de contenir des données relatives à des personnes physiques telles que des dirigeants, représentants, bénéficiaires effectifs ou entrepreneurs.
Les catégories de données effectivement traitées dépendent des services utilisés et de l'activité du professionnel concerné.
6. Identity Check MySecretariat
Identity Check est un service de vérification d'identité utilisé lorsqu'un professionnel autorisé adresse une demande à une personne dans le cadre d'un dossier. L'accès à une vérification s'effectue au moyen d'une demande sécurisée et limitée dans le temps.
Données pouvant être traitées
Selon le document présenté et le mode de vérification utilisé, Identity Check peut traiter les informations nécessaires à l'identification et à la vérification du document, notamment :
- les données d'identité figurant sur le document ;
- les informations relatives au document et à sa validité ;
- la photographie du titulaire lorsqu'elle est disponible ;
- le numéro de registre national lorsqu'il est nécessaire au traitement et disponible dans le document ;
- les informations techniques nécessaires à la vérification de l'authenticité du document et au fonctionnement sécurisé du service.
Les empreintes digitales ne sont pas collectées par Identity Check.
Utilisation du service
Les informations recueillies sont utilisées pour répondre à la demande de vérification initiée par le professionnel concerné. Selon le parcours utilisé, certaines opérations de lecture et d'analyse sont réalisées directement sur l'appareil de l'utilisateur avant la transmission du résultat nécessaire au service.
Validation
Le résultat d'une vérification peut être présenté au professionnel ayant initié la demande afin d'être contrôlé dans le cadre de son dossier. Identity Check n'a pas pour objet de prendre à la place du professionnel les décisions qui relèvent de sa responsabilité.
7. Bases juridiques
La base juridique dépend du traitement et du rôle de chacun. Selon le cas, il peut s'agir de l'exécution du contrat conclu avec le professionnel client, du respect d'obligations légales qui s'imposent au professionnel (par exemple en matière de prévention du blanchiment de capitaux), ou de l'intérêt légitime lié à la sécurité et au bon fonctionnement du service.
8. Destinataires et prestataires
Les données sont accessibles uniquement aux personnes et organisations qui en ont besoin dans le cadre du service concerné.
Selon le service utilisé, certaines données peuvent être traitées par des prestataires techniques nécessaires au fonctionnement de MySecretariat, notamment pour l'hébergement, la sécurité, les communications ou la fourniture de certaines fonctionnalités techniques.
MySecretariat recourt à des prestataires techniques, notamment :
- Google — distribution de l'application mobile via Google Play, et bibliothèque Google ML Kit utilisée sur le téléphone pour lire la zone codée des documents. Cette bibliothèque peut transmettre à Google des informations techniques de fonctionnement ; elle ne transmet pas les images de la caméra au serveur MySecretariat.
Ces prestataires interviennent uniquement dans le cadre des services qu'ils fournissent à MySecretariat et selon les conditions applicables à leur intervention.
Lorsque MySecretariat est utilisé par un professionnel pour gérer ses propres dossiers, les personnes autorisées par ce professionnel peuvent également accéder aux données nécessaires à leur activité.
Les données ne sont pas vendues et ne sont pas utilisées à des fins publicitaires.
9. Durée de conservation
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, en tenant compte des obligations légales de conservation applicables.
Pour les données figurant dans le dossier d'un professionnel utilisant MySecretariat, la durée de conservation est déterminée par ce professionnel en fonction de ses besoins de gestion et de ses propres obligations légales, notamment en matière de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Les documents et résultats sont conservés dans l'espace du professionnel concerné.
Les données relatives aux utilisateurs professionnels sont conservées pendant la durée de leur accès à la plateforme, puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales applicables et à la gestion d'éventuelles réclamations.
Les données lues par l'application mobile Identity Check sont conservées uniquement dans la mémoire de l'application pendant la session de lecture. Elles sont effacées du téléphone après leur envoi, en cas d'annulation, à la fermeture de l'écran concerné ou à l'expiration de la session.
Les liens de demande, codes de vérification et sessions de lecture ont une durée de validité limitée. Cette durée limite uniquement leur utilisation et ne correspond pas à la durée de conservation des informations transmises.
Les journaux techniques du serveur du site public sont conservés pendant 14 jours. Les sauvegardes de sécurité sont conservées pendant une durée limitée, puis remplacées automatiquement.
Les messages reçus par e-mail sont conservés pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et au suivi des échanges.
Pour toute question relative à la conservation de vos données, vous pouvez nous écrire à [email protected].
10. Sécurité
Mesures en place notamment : connexions chiffrées, séparation des environnements et des espaces clients, accès authentifiés, sessions de vérification à usage limité et de courte durée, historique des opérations, validation humaine des propositions d'identité. Aucun système ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.
11. Vos droits
Conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez, dans les conditions prévues par ce règlement, d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité de vos données.
Pour exercer ces droits, écrivez à [email protected]. Une preuve d'identité peut vous être demandée si nécessaire. Lorsque vos données sont traitées pour le compte d'un professionnel, nous pouvons lui transmettre votre demande.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be.
12. Modifications
Cette politique peut être mise à jour, notamment lorsque de nouveaux services sont ajoutés ou que leur fonctionnement évolue. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.